Spurt cuối cùng: Làm thế nào để nhanh chóng giải quyết công việc
alexander savina
Đến cuối tuần (và cuối năm cũng vậy) mong muốn duy nhất của chúng tôi là nhanh chóng giải quyết công việc và cuối cùng bắt đầu nghỉ ngơi. Có rất nhiều sách và sách hướng dẫn về quản lý thời gian - để tìm ra những gì phù hợp với bạn không khó. Đối với những người chưa sẵn sàng đi sâu vào vấn đề, chúng tôi đã thu thập một số mẹo và thủ thuật sẽ giúp đối phó với công việc nhanh hơn và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Đừng tìm kiếm đa nhiệm
Lời khuyên đơn giản mà ít người thực sự tuân theo: để đối phó với một nhiệm vụ nhanh chóng và tốt đẹp, tốt hơn hết là bạn nên làm một mình và, nếu có thể, hãy loại bỏ mọi phiền nhiễu. Không phải ai cũng có thể tập trung tốt như nhau vào một số thứ cùng một lúc, đặc biệt nếu mỗi trong số chúng đòi hỏi sự đắm chìm và chu đáo - vì điều này, chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
Phòng trò chuyện làm việc, tin nhắn tức thời, e-mail - tất cả điều này rất gây mất tập trung. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể thoát khỏi phiền nhiễu - ví dụ: không trả lời ngay lập tức, ngay khi có thông báo về tin nhắn mới bật lên, ghi lại các nhiệm vụ của bên thứ ba phát sinh trong quá trình giải quyết chúng sau đó hoặc nhóm các nhiệm vụ tương tự và dành thời gian trong ngày để giải quyết họ Cái sau sẽ cho phép ít mất tập trung hơn - bạn sẽ không cần phải xây dựng lại từ loại nhiệm vụ này sang loại nhiệm vụ khác. Để tuân theo nguyên tắc này, kỷ luật và sức chịu đựng nghiêm túc sẽ được yêu cầu - nhưng kết quả sẽ không mất nhiều thời gian.
Lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn
Danh sách việc cần làm là một kỹ thuật đơn giản giúp công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều: bạn có thể ước tính số lượng nhiệm vụ thực tế và đặt thời hạn thực tế để chúng hoàn thành. Cho dù bạn muốn tin vào điều ngược lại đến mức nào, nhưng tất cả các nhiệm vụ đều có mức độ quan trọng khác nhau - vì vậy, khi lập kế hoạch cho công việc của bạn, hãy đặt ưu tiên. Xem xét thời gian nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất và cố gắng giải quyết các nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất vào lúc này. Ví dụ, nhiều người đã quen với việc bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra thư công việc của họ, nhưng đây không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất - nếu bạn chủ động nhất vào buổi sáng, trước khi bạn mệt mỏi và mất tập trung, tốt hơn hết là bạn nên dành thời gian cho những nhiệm vụ khó khăn hoặc sáng tạo nhất.
Các cuộc họp thường có thể nghỉ một ngày - ví dụ: nếu chúng được tổ chức một vài giờ sau khi bắt đầu ngày làm việc, mà bạn không có thời gian để hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ. Khi lên kế hoạch cho thời gian của bạn, hãy suy nghĩ xem bạn có thời gian để làm gì đó trước và sau các cuộc họp hoặc ở giữa chúng không - có thể dễ dàng hơn để hoãn cuộc họp vào buổi sáng? Ngoài ra, công việc là không thể đoán trước, và bạn có thể có những nhiệm vụ không lường trước bất cứ lúc nào. Do đó, tốt hơn là kế hoạch trong ngày không quá dày đặc và có đủ thời gian cho những điều bất ngờ - tính vào 5-6 giờ làm việc liên tục.
Đặt cho mình thời hạn - và thắt chặt chúng
Một trong những lý do tại sao chúng tôi không thể đối phó với nhiệm vụ nhanh hơn - thiếu thời hạn rõ ràng: công việc thường mất toàn bộ thời gian dành cho nó. Thời hạn cho các nhiệm vụ khó khăn đặc biệt quan trọng: chúng tôi thường rút ngắn và hoàn thành công việc cho một nhiệm vụ khó khăn, bởi vì nó có vẻ to lớn đối với chúng tôi - một thời hạn rõ ràng giúp làm cho nó dễ hiểu hơn.
Để bắt đầu, hãy cố gắng giảm bớt công việc trong một nhiệm vụ mà bạn thường dành vài giờ, trong nửa giờ - có lẽ chính bạn sẽ không nhận thấy làm thế nào để đối phó với mọi thứ nhanh hơn bình thường. Đúng vậy, đáng để cẩn thận ở đây - hãy tự đặt ra thời hạn thực tế (đừng cố gắng làm việc cả ngày trong hai giờ) và hãy tự mang theo nếu bạn không thể quản lý công việc trong thời gian quy định: bạn không làm việc căng thẳng và không hoảng loạn.
Dành ít thời gian hơn với các nhiệm vụ không quan trọng.
Không phải tất cả các nhiệm vụ công việc đều quan trọng như nhau - vì vậy, nó không đáng để dành thời gian cho chúng. Simon Reynold, một cố vấn kinh doanh, khuyên nên để lại mười phút hoặc thậm chí ít hơn cho các nhiệm vụ nhỏ: thường thì chúng không yêu cầu hiệu suất hoàn hảo, vì vậy bạn có thể quyên tặng chúng để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn. Theo Reynold, một người có thể tiết kiệm tới 90 phút mỗi ngày - điều chính là cố gắng giảm thời gian cho các nhiệm vụ có mục đích nhiều lần trong ngày. Ngoài ra, một trong những cách tốt nhất để nhập nhịp vào đầu ngày làm việc là thực hiện một việc nhỏ (điều này rất quan trọng!) Và không phải là nhiệm vụ khó khăn nhất. Điều này tương đương với việc tập luyện buổi sáng: bạn sẽ cảm thấy tốt hơn và có thể làm những việc khác.
Một kỹ thuật hữu ích khác - cố gắng chi tiêu để đưa ra quyết định chỉ một phút. Chúng ta thường dành nhiều thời gian để suy nghĩ về nó, nhưng không phải lúc nào các quyết định được đưa ra cũng trở nên tốt hơn. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường biết quyết định đúng, nhưng mất thời gian, hãy cố gắng đặt cho mình thời hạn 60 giây.
Chọn một chương trình quản lý thời gian phù hợp.
Có nhiều kỹ thuật để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và xây dựng ngày tốt hơn - điều chính yếu là tìm ra thứ của riêng bạn. Một trong những phổ biến nhất là "kỹ thuật cà chua" (người tạo ra nó đã sử dụng đồng hồ bấm giờ dưới dạng cà chua). Nó dựa trên logic đơn giản: chúng ta cần thời gian để tham gia vào công việc và thực hiện nó một cách hiệu quả, và thời gian để nghỉ ngơi. "Kỹ thuật cà chua" ngụ ý rằng bạn chia công việc của mình thành các khối - "cà chua".
Bạn cần đặt hẹn giờ trong 25 phút (đây là một cà chua cà chua), trong thời gian đó bạn sẽ chỉ tham gia vào công việc mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác. Sau khi đồng hồ bấm giờ, nghỉ năm phút, sau đó bắt đầu một khối mới. Sau ba hoặc bốn khối 25 phút, hãy tạm dừng lâu hơn và nghỉ ngơi trong 15-30 phút.
Bạn không cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các số liệu này: khoảng thời gian có thể là bất kỳ, điều chính không quá ngắn - nếu không bạn sẽ không có thời gian để thực hiện một số lượng công việc nhất định mà không bị phân tâm. Kỹ thuật này rất hiệu quả: trong một khoảng thời gian mà bạn không làm gì khác ngoài công việc, bạn có thể nắm bắt được nhiều hơn. Ngoài ra, trong "cà chua", bạn có thể đo lượng thời gian bạn dành cho một nhiệm vụ cụ thể - và tốt hơn là lên kế hoạch cho thời gian của bạn.
Hãy suy nghĩ về những gì bạn có thể từ chối
Điều quan trọng là phải đánh giá đầy đủ và nghiêm ngặt số lượng công việc của bạn - sau đó nó sẽ trở nên nhanh hơn. Huấn luyện viên Mark McCartney khuyên máu lạnh nên loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết: đánh giá nhiệm vụ nào là quan trọng và quan trọng nhất, và bạn có thể rời đi một cách an toàn (tốt, hoặc cố gắng ủy thác). Theo McCartney, chúng tôi thường đồng ý làm một cái gì đó trên máy, không nghĩ về lý do tại sao nhiệm vụ này lại quan trọng và liệu nó có thực sự quan trọng như vậy không.
Phương pháp quan trọng giúp làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và ưu tiên. Trong thực tế, đề xuất này chủ yếu liên quan đến e-mail - suy nghĩ về cách bạn có thể tối ưu hóa quy trình (ví dụ: sử dụng mẫu hoặc trả lời tự động cho các email không yêu cầu trả lời chu đáo) và liệu tất cả các thư có đáng để trả lời hay không.
Nghỉ giải lao
Bạn đã biết điều này: một người mệt mỏi đơn giản là không thể làm việc hiệu quả. Thông thường, để làm được nhiều hơn, chúng tôi cố gắng làm việc lâu hơn và không có tạm dừng, mặc dù điều đó rất đáng để làm điều ngược lại. Bất cứ ai từ bỏ thói quen ngủ vài giờ mỗi ngày của học sinh đều biết từ kinh nghiệm rằng nếu bạn ngủ đủ giấc và nghỉ ngơi vào buổi tối, bạn sẽ trở nên năng suất hơn và có thể làm được nhiều hơn so với khi bạn đi làm nửa ngủ. Ngoài ra, tạm dừng càng nhiều càng tốt. Đồng thời (và bạn cũng biết điều này), sự phá vỡ phải có chất lượng cao: bạn không nên dính vào điện thoại thông minh hoặc bắt đầu lướt qua Facebook - tốt hơn hết là nên rời khỏi máy tính một lúc và tránh xa luồng thông tin.
Thành thật với chính mình
Có lẽ lời khuyên quan trọng nhất: chỉ bạn mới có thể hiểu chính xác điều gì đang cản trở năng suất của bạn. Thường thì chúng ta có ít thời gian hơn vì những thói quen đã được thiết lập - và ở đây chúng ta nên thành thật thừa nhận rằng nó đáng để thay đổi. Khi bạn đi làm, bạn có dành hai mươi phút để tham gia vào quá trình này không? Bạn có thích uống cà phê với đồng nghiệp sau bữa trưa không? Liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và không thể tập trung vào một điều? Bám sát sứ giả? Bạn biết phải làm gì.