Nghi thức trực tuyến: Cách trở thành nữ hoàng của các cuộc gọi và hội nghị video trên Skype

Năm 2016, công việc từ xa không làm ai ngạc nhiên - Theo nghiên cứu, 25 triệu công nhân ở Mỹ làm việc tại nhà ít nhất mỗi tháng một lần. Các công ty Nga không bị tụt lại phía sau - ví dụ, VimpelCom tuyên bố ý định chuyển tới 70% nhân viên của mình sang làm việc từ xa. Và mặc dù các sứ giả tức thời như Slack đảm nhận hầu hết tất cả các giao tiếp làm việc, các cuộc gọi video vẫn là một công cụ quan trọng để động não, phỏng vấn và lập kế hoạch. Chúng tôi đã phỏng vấn vài chục người về trải nghiệm cuộc gọi video của họ và tìm ra cách tiến hành các cuộc họp tốt nhất.

Cuộc gọi video = cuộc họp

Công việc từ xa được coi là nghiêm túc như sự hiện diện trong văn phòng 40 giờ một tuần và các cuộc gọi video nên được xử lý có trách nhiệm như nhau. Hơn nữa, những người thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng lưu ý rằng khả năng phân biệt giữa cuộc sống làm việc và ở nhà của họ - ví dụ, thay quần áo công sở và ngồi vào bàn thay vì làm việc trong bộ đồ ngủ và ngoài đi văng - là điều kiện cần thiết của hiệu quả. Theo đó, các quy tắc nghi thức tương tự áp dụng cho các cuộc họp trên Skype cũng như các cuộc hội thoại trong các cuộc hội thoại có điều kiện.

Một số quy tắc này sẽ có vẻ rõ ràng, nhưng thật không may, chúng không phải lúc nào cũng được thực thi. Đầu tiên, hãy cố gắng đừng đến muộn - không có gì tệ hơn là chờ đợi ai đó trò chuyện trên Skype hàng giờ và nếu có nhiều hơn hai bạn, thì có thể mất không ít thời gian để tổ chức một cuộc họp so với cuộc trò chuyện thực tế. Đừng quên nói xin chào và, nếu cần, hãy tự giới thiệu. Hãy nhớ rằng trong một cuộc gọi video, sẽ khó hiểu hơn nếu người kia đã hoàn thành ý nghĩ, ngay cả với âm thanh và video hoàn hảo - và cố gắng nói rõ phần cuối của bản sao.

Nội thất

Khi chọn địa điểm để gọi, hãy đảm bảo rằng mức độ tiếng ồn sẽ không can thiệp vào cuộc trò chuyện - và mặc dù âm thanh trong quán cà phê thực sự giúp tập trung (nhiều ứng dụng tạo ra tiếng ồn, bắt chước hiệu ứng này), rất có thể người gọi của bạn sẽ khó chịu: từ một quán cà phê ồn ào với mạng internet tồi tệ. Bạn không thể tìm ra bất cứ điều gì, kết nối cũng bị gián đoạn, ông Alexander Alexander, giám đốc dự án của một công ty khởi nghiệp công nghệ, chia sẻ những quan sát của mình. Vì lý do tương tự, tốt hơn là tránh các cuộc gọi trên đường phố hoặc trong công viên.

Nếu bạn ở nhà, hãy yêu cầu hàng xóm không gây ồn ào và không xuất hiện trong khung hình - đồng nghiệp khó có thể đánh giá cao hình ảnh của bạn về một blogger video trẻ mà mẹ bạn gọi cho bữa trưa trong khi ghi lại hit tiếp theo. Tất nhiên, không cần phải sắp xếp dọn dẹp cho cuộc gọi, nhưng đáng để chọn một nền tảng sạch sẽ không làm mọi người mất tập trung ở phía bên kia màn hình - TV hoạt động, hàng núi quần áo hoặc bữa trưa sôi sục không có khả năng giúp tập trung. Điều tương tự cũng áp dụng cho âm thanh gay gắt - động vật và trẻ nhỏ đặc biệt nguy hiểm ở đây, nhưng bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra: "Thật bất tiện khi bạn phải nhanh chóng tắt đồng hồ bằng một cuộc chiến trong một cuộc gọi", Nikolay, biên tập viên tin tức trong ấn bản trực tuyến cho biết. .

Lựa chọn nền tảng

Xem xét cẩn thận sự lựa chọn của nền tảng. Mặc dù thực tế là việc không thích Skype đang trở thành một nơi phổ biến, nó vẫn là công cụ phổ biến nhất cho các cuộc gọi video - nó được sử dụng bởi 94% số người được hỏi (mặc dù kết hợp với các công cụ khác). Các tùy chọn phổ biến khác là Facebook Messenger, Google Hangouts và Slack, nhưng chúng không phải lúc nào cũng phù hợp; ví dụ: tính năng gọi video trong Slack vẫn không khả dụng đối với một số nhóm và Facebook không hỗ trợ các cuộc gọi video đa bên - chỉ có âm thanh. Trong mọi trường hợp, tốt hơn là thảo luận riêng về việc lựa chọn nền tảng và tìm một tùy chọn phù hợp với tất cả mọi người.

Đóng các ứng dụng sử dụng kết nối Internet của bạn (ví dụ: tải lên tệp) để cải thiện chất lượng của kết nối. Nếu nền tảng xa lạ với bạn, tốt hơn là dành năm phút trước cuộc họp để tìm ra cách kiểm tra âm thanh và vị trí nút "tắt tiếng". Điều thứ hai đặc biệt quan trọng nếu có một vài người tham gia vào cuộc trò chuyện - nhấn nút "tắt tiếng" mỗi khi bạn nói xong để giảm số lượng âm thanh không liên quan.

Cách tốt nhất để tránh những tình huống xấu hổ là không nói những gì người kia không nên nghe, trong suốt cuộc gọi hoặc ngay sau đó. Nhưng nếu vì lý do nào đó, điều này là không thể, hãy đảm bảo rằng bạn nhấp vào "tắt tiếng" hoặc cuộc gọi thực sự kết thúc. "Người đối thoại có hai micrô - một micrô tích hợp trong camera, còn lại là tai nghe. Thay vì nhấn nút" tắt tiếng ", anh ta dùng tay che micrô - nhưng không phải là micrô cần thiết, và tôi nghe thấy mọi điều được nói đằng sau hậu trường. "- nhớ lại một trong những người tham gia khảo sát.

Ngoại hình

Thật không may, máy quay video tích hợp trong hầu hết các máy tính xách tay có thể tạo ra một con quái vật từ bất kỳ người nào, bất kể chất lượng giấc ngủ và mức độ căng thẳng. Để ít nhất bằng cách nào đó giảm thiểu hiệu ứng này, hãy chú ý đến ánh sáng - bất kỳ người nào đã từng ít nhất một lần chụp ảnh tự sướng theo trực giác sẽ ở gần các nguồn sáng tự nhiên hơn. Tránh ánh sáng trên cao - lý tưởng nhất là bạn cần hai nguồn ánh sáng nằm phía sau màn hình ở hai bên bạn và một nguồn ngay phía sau bạn.

Ngay cả khi máy ảnh chỉ hiển thị khuôn mặt và vai của bạn, đừng lười thay đổi quần short ở nhà thành một thứ trang trọng hơn - luôn có khả năng bạn sẽ phải tắt đồng hồ bằng một cuộc chiến (hoặc mở cửa hoặc tự rót nước) trong khi gọi. Hãy cẩn thận với các bản in và đồ trang trí lớn - chúng có thể được hiển thị một cách kỳ lạ trên màn hình và đánh lạc hướng người đối thoại.

Nếu sau khi chuẩn bị các câu hỏi, thuyết trình hoặc tóm tắt, bạn có đủ thời gian để trang điểm, thậm chí năm phút có thể giúp ích cho tình huống này. Hãy căn chỉnh giọng điệu - tại sao những người khác nên biết về những đêm không ngủ của bạn, anh ấy khuyên chuyên gia trang điểm Svetlana Shayda. Thật dễ dàng để làm cho bạn thấy rằng bạn khỏe mạnh và nhiệt tình. Người phỏng vấn chắc chắn sẽ chú ý đến đôi môi - đối với một cuộc phỏng vấn, tốt hơn là nên bỏ màu đỏ và chọn son môi hàng ngày để phù hợp với tông màu hoặc sáng hơn một chút so với môi. azatsya xanh. "

Cái gì tiếp theo

Chúng tôi muốn nhắc bạn rằng tất cả các mẹo trên chỉ là đề xuất. Nghi thức kỹ thuật số đang thay đổi rất nhanh: chữ ký "Trân trọng" từ lâu đã được chuyển thành chữ ký "Đã gửi từ iPhone" và dấu chấm ở cuối câu sẽ khiến người đối thoại của bạn lo lắng nhiều. Một ngày nào đó các cuộc họp sẽ diễn ra trong thực tế ảo (hoặc chúng ta sẽ nói chuyện với robot), và điều đó sẽ rất quan trọng - không ai biết. Do đó, bạn phải dựa vào cảm giác về cái đẹp và sự hiểu biết để đối xử với người đối thoại, ngay cả khi anh ta trông giống như một nhân vật của LEGO và nói bằng một giọng không thể phân biệt được.

Hầu hết những người chúng tôi phỏng vấn đều trung lập về tình huống ở phía bên kia màn hình, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa cho các tình huống đòi hỏi hình thức - giả sử, một cuộc phỏng vấn hoặc một cuộc phỏng vấn. Và đối với một nhóm đã làm việc với bạn trong nhiều năm, tính chuyên nghiệp của bạn quan trọng hơn nhiều so với nền tảng.

Ảnh: Juris Sturainis - stock.adobe.com, Vladislav Ociacia -stock.adobe.com, karandaev - stock.adobe.com, alexey_boldin -stock.adobe.com