Danh sách kiểm tra: 8 dấu hiệu cho thấy bạn không biết cách phân bổ thời gian

alexander savina

Nó dường như đánh giá hiệu quả của các kỹ năng quản lý thời gian rất đơn giản: nếu bạn có thời gian để thực hiện tất cả các công việc trong khoảng thời gian được chỉ định hoặc có thể tăng tốc trong tình huống quan trọng và thực hiện các nhiệm vụ nhanh nhất có thể, thì mọi thứ đều theo thứ tự. Nhưng đôi khi các vấn đề về phân bổ thời gian không quá rõ ràng - ví dụ, nếu bạn có thời gian cho mọi thứ, nhưng đôi khi bạn cảm thấy rằng bạn đang hành động ở giới hạn của khả năng. Chúng tôi hiểu làm thế nào để hiểu điều này - và phải làm gì về nó.

1

Bạn không thể ước tính hành động của bạn sẽ mất bao lâu.

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn đến muộn từ năm đến mười phút (để làm việc, gặp gỡ bạn bè và mọi lúc mọi nơi), có lẽ vấn đề là bạn không hoàn toàn hiểu được bạn có bao nhiêu thời gian. Điều này xảy ra - bạn dường như chắc chắn rằng vấn đề rất đơn giản và chỉ đến cuối cùng bạn mới nhận ra rằng bạn sẽ cần thêm mười phút.

Tin tốt là bạn có thể đối phó với điều này: nếu bạn nhận thấy xu hướng lập kế hoạch cho mọi thứ cùng một lúc, chỉ cần nằm trên mỗi trường hợp hai lần - hoặc ít nhất là mười lăm phút nữa. Nhiều người sử dụng kỹ thuật này khi lập kế hoạch cho ngày làm việc của họ: hãy nhớ rằng bất khả kháng bất khả kháng luôn có thể được đưa vào một danh sách các nhiệm vụ hài hòa.

2

Bạn không có kế hoạch rõ ràng trong ngày.

Danh sách việc cần làm là một trong những công cụ quản lý thời gian dễ dàng và hiệu quả nhất: nhờ có nó, bạn có thể dễ dàng hiểu được bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ và nơi hệ thống gặp sự cố. Tất cả điều này, tất nhiên, không có nghĩa là bạn phải tính đến từng ngày - nhưng ít nhất để hiểu danh sách các câu hỏi và suy nghĩ về những gì và trong chuỗi nào bạn sẽ tham gia luôn luôn hữu ích.

Nhiều người trong công việc và bên ngoài bị cản trở bởi cảm giác có quá nhiều vấn đề và không rõ nên chọn cái nào ngay từ đầu. Nhật ký hoặc kế hoạch kinh doanh sẽ giải quyết vấn đề này và thêm chi tiết cụ thể vào ngày: danh sách các mặt hàng sợ ít hơn nhiều so với sự hỗn loạn trong đầu tôi.

3

Bạn sợ giao phó

"Nếu bạn muốn làm điều gì đó tốt, hãy tự mình làm" - một ý tưởng phổ biến, nhưng không hiệu quả nhất: luôn có nguy cơ thu thập rất nhiều thứ mà bạn đơn giản không thể đối phó với chúng. Nếu bạn đã quen theo dõi quá trình từ đầu đến cuối và chưa sẵn sàng buông bỏ quyền kiểm soát, nhưng điều này bắt đầu can thiệp vào năng suất, hãy xem xét liệu đó có phải là thời gian để giao một phần nhiệm vụ cho người khác hay không.

Và nếu bạn buông những câu hỏi làm việc, bạn chưa sẵn sàng, thì hoàn toàn có thể giao phó việc dọn dẹp cho người khác, và thay vì nấu ăn sau một ngày bận rộn - gọi đồ ăn ở nhà. Thời gian rảnh có thể được dành cho nghỉ ngơi - để có năng suất cao hơn vào ngày hôm sau.

4

Bạn không ưu tiên

Để tối ưu hóa thời gian, nó không đủ để hiểu những gì bạn cần làm trong một ngày - bạn cũng cần đánh giá những gì quan trọng cần làm ngay bây giờ và những gì có thể chờ đợi. Huấn luyện viên rất thường xuyên trì hoãn các nhiệm vụ quan trọng, những nhiệm vụ gây áp lực cho chúng tôi - vì nỗ lực tinh thần mà chúng tôi phải đặt ra để tập trung vào chúng, huấn luyện viên Kimberly Medlock nói.

Trả lời hàng tá thư dễ dàng hơn, mặc dù chúng không yêu cầu phản ứng khẩn cấp, hơn là đưa ra một báo cáo lớn và quan trọng cần phải nộp càng sớm càng tốt - mặc dù việc chú ý đến thư thứ hai sẽ hiệu quả hơn. Nếu đây là trường hợp của bạn - hãy thử xem xét lại các ưu tiên: cho dù có khó khăn đến mức nào khi đảm nhận phần lớn công việc, bạn chắc chắn sẽ biết ơn chính mình rằng bạn đã làm nó.

5

Bạn đang cố gắng làm mười việc cùng một lúc.

Không phải tất cả các chuyên gia coi đa nhiệm là một ý tưởng tốt. Và nếu nó dễ dàng đối phó với hai trường hợp cơ học (ví dụ: nghe podcast và đồng thời), hai hành động đòi hỏi sự chú ý liên tục (ví dụ: xem phim truyền hình và cố gắng trả lời email cùng lúc) sẽ khó kết hợp hơn - rất có thể bạn sẽ nhanh chóng kết hợp chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Trái với những gì logic ra lệnh, có lẽ bạn sẽ nhanh chóng đối phó với vụ việc hơn nếu bạn chỉ chú ý đến anh ta. Bạn có thể thử "kỹ thuật cà chua" nổi tiếng: bắt đầu hẹn giờ trong hai mươi lăm phút và không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì vào lúc này - khi thời gian kết thúc, bạn có thể nghỉ ngơi năm phút.

Bạn có thể thử các phương pháp ít nghiêm ngặt hơn - ví dụ: để phân bổ thời gian cụ thể cho một nhiệm vụ cụ thể (thời hạn làm cho bạn làm việc nhanh hơn - điều chính là không quá căng thẳng) hoặc chỉ cố gắng giảm thiểu các kích thích bên ngoài. Bắt đầu với một email: thay vì vội vã kiểm tra nó cứ sau nửa giờ, hãy dành ra một vài phút hai hoặc ba lần một ngày.

6

Bạn không thư giãn

Sau những năm sinh viên, nhiều người sẽ phải đối mặt với một khám phá khó khăn: không ngủ suốt đêm, và sau đó, như thể không có gì xảy ra, họ có thể làm kinh doanh. Bản thân bạn có thể nhận thấy rằng vào những ngày bạn không ngủ đủ giấc hoặc rất mệt mỏi, bạn thường xuyên bị phân tâm và công việc diễn ra chậm hơn nhiều so với khả năng của nó.

Trong những trường hợp như vậy, luôn có nguy cơ rơi vào lối mòn nguy hiểm khi bạn nhận ra rằng bạn đã làm rất ít vào ban ngày và hoàn thành mọi việc vào đêm khuya - để bạn không ngủ đủ giấc vào ngày hôm sau và làm việc ít hơn bạn có thể. Nếu bạn nắm bắt được điều này, hãy biết rằng người trợ giúp năng suất tốt nhất là một giấc mơ tốt (đừng quên về vệ sinh của nó!).

7

Bạn không biết nói không

Quá nhiều nhiệm vụ đơn giản là không thể hoàn thành: cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, ở một giai đoạn nhất định, bạn có thể phải hy sinh cả chất lượng hoặc điều khoản. Luôn có những người xung quanh bạn yêu cầu sự giúp đỡ hoặc dịch vụ, dường như không có gì sai với một doanh nghiệp nhỏ - cho đến khi bạn nhận ra rằng có rất nhiều yêu cầu can thiệp vào vấn đề của bạn, quan trọng hơn nhiều đối với bạn.

Thật dễ dàng để đánh giá quá cao bao nhiêu nhiệm vụ bạn có thể đảm nhận, cũng như phạm sai lầm với thời gian cần thiết cho chúng - và tất cả điều này, đến lượt nó, có thể dẫn đến kiệt sức. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là học cách nói "không" kịp thời: tốt hơn là ngay lập tức từ chối làm điều gì đó hơn là lấp đầy thời hạn, làm mọi thứ tồi tệ hoặc chỉ để kiệt sức.

8

Bạn đang cố gắng làm lại nhịp điệu của mình

Lời khuyên thường gặp nhất có thể nghe được khi nói đến năng suất là: Hãy chỉ dậy sớm và làm nhiều hơn vào buổi sáng - đây là những gì Anna Wintour, Tim Cook và Richard Branson làm. Có lẽ lấy cảm hứng từ ví dụ của họ, bạn thức dậy lúc năm giờ sáng để tập luyện, gặp gỡ bạn gái vào bữa sáng và ở bàn làm việc đã chín giờ - nhưng thay vì vui vẻ và sẵn sàng nhanh chóng kết thúc những vấn đề bạn cảm thấy quá tải và mệt mỏi.

Thật không may, không có công thức chung cho năng suất. Có thể bạn sẽ dễ dàng hơn để tập luyện và gặp gỡ bạn bè không phải vào sáng sớm, nhưng vào buổi tối sau giờ làm việc - và đỉnh cao năng suất của bạn không phải là lúc chín giờ sáng, mà là ba giờ chiều, sau giờ nghỉ trưa. Thay vì cố gắng trở thành một kẻ thù, hãy lắng nghe cơ thể - vì vậy bạn sẽ cảm thấy tốt hơn nhiều.

Ảnh: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com