Cách tổ chức hiệu quả không gian làm việc

Alexandra Savina

Hầu hết thời gian trong ngày chúng ta làm việc, dù là văn phòng hay văn phòng tại nhà. Tuy nhiên, chúng ta thường hy sinh sự thoải mái của riêng mình và hiếm khi nghĩ về việc không gian xung quanh ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào. Nếu có vẻ như bạn không có thời gian và bị sa lầy trong một đống nhiệm vụ, thì có thể vấn đề nằm ở một chồng giấy tờ không thể tháo rời trên bàn, nơi không thể tìm thấy bất cứ thứ gì. Chúng tôi chia sẻ các mẹo sẽ giúp bạn tổ chức tốt hơn nơi làm việc của bạn để làm việc hiệu quả hơn.

Loại bỏ dư thừa

Trước khi bạn bắt đầu sắp xếp lại nơi làm việc, bạn cần phải vứt bỏ tất cả những thứ không cần thiết. Ngay cả khi bạn làm việc năng suất hơn ở một bàn không sạch sẽ, việc loại bỏ những gì không mang lại bất kỳ điều tốt đẹp nào cũng sẽ không gây hại. Điều này áp dụng cho tất cả mọi thứ: giấy tờ làm việc, và văn phòng phẩm, và bất kỳ thứ gì khác - cố gắng làm tối thiểu cần thiết. Ném ra máu lạnh những gì không giúp ích gì cho bạn trong công việc: một vài điều đáng nhớ và một bức ảnh yêu thích trong khung hình sẽ không can thiệp, nhưng nếu chúng lớn hơn nhiều, chúng có thể chiếm một phần nghiêm trọng trên bề mặt làm việc.

Mùa xuân làm sạch vài tháng một lần và giữ cho nó sạch sẽ thường xuyên. Chọn lịch trình thuận tiện nhất cho bản thân (ví dụ: 15 phút vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc một giờ vào thứ Sáu) và tuân thủ lịch trình - sẽ dễ dàng hơn để duy trì trật tự và tài liệu và giấy tờ sẽ không được tích lũy trên bàn. Và để loại bỏ những thứ không cần thiết thì dễ dàng hơn, hãy luôn để một thùng rác bên cạnh bàn. Ngoài ra, vào cuối ngày, rất hữu ích để lau bàn bằng vải kháng khuẩn.

Xử lý giấy tờ, tài liệu

Hãy trung thực: giấy - nguồn rác chính trên máy tính để bàn. Và, mặc dù chúng tôi làm việc với họ ngày càng ít đi, nhưng không có nhiều công ty đã hoàn toàn chuyển sang quản lý tài liệu điện tử như nó có thể. Để xử lý luồng dễ dàng hơn, trên bàn bạn có thể có hai khay hoặc hai thư mục - tùy thuộc vào số lượng tài liệu bạn phải xử lý. Đầu tiên, bạn cần thêm mọi thứ mới: các ứng dụng cho chữ ký, chữ cái chưa mở và những thứ tương tự. Trong lần thứ hai, bạn cần gửi các giấy tờ mà bạn đã xem và cần phải xử lý sau - vì vậy sẽ không có gì để lại mà không chú ý.

Đối với các giấy tờ mà bạn không cần phải xử lý ngay bây giờ, nhưng bạn vẫn phải mang theo bên mình, tốt hơn là nên có một hệ thống lưu trữ nhất định. Nó không phải là các thư mục quen thuộc: nếu bạn không có nhiều chỗ trống trên bàn, bạn có thể thử treo các khay đặc biệt (ví dụ: để lưu trữ báo) trên tường. Ghi chú nhỏ, ghi chú và lời nhắc thay vì bảng tin nhàm chán có thể được treo trên một lưới đặc biệt. Đặc biệt các tài liệu quan trọng có thể được quét và lưu trữ trên một bản sao máy tính.

Hãy xem xét hệ thống các phím tắt và xả rác - có lẽ sẽ đủ để bạn chỉ cần ký các thư mục hoặc có thể sẽ hữu ích khi đánh dấu chúng bằng màu sắc để tìm thấy những gì bạn cần nhanh hơn. Khi gấp giấy, hãy tự hỏi xem bạn có thực sự cần chúng không và liệu bạn có liên lạc với chúng trong tương lai không - hầu hết những gì chúng tôi lưu trữ chỉ trong trường hợp mà chúng tôi không bao giờ sử dụng. Cố gắng không khởi động thư mục "Khác" hoặc "Khác" - rất có thể, theo thời gian, bạn sẽ quên chính xác những gì đang có.

Cố gắng giới thiệu nguyên tắc "Giấy - hành động". Đừng để các tài liệu và ghi chú chỉ nằm trên bàn, coi chúng như một hành động mà bạn cần thực hiện: ví dụ: danh thiếp được viết số điện thoại là một dịp để tạo một liên lạc mới trên điện thoại thông minh hoặc ghi chú trong nhật ký mà bạn cần một ai đó gọi

Sử dụng hộp và các công cụ lưu trữ khác.

Sau khi bạn xử lý các giấy tờ, hãy chú ý đến các mục khác trên máy tính để bàn của bạn. Với bất cứ tình yêu nào bạn chọn văn phòng phẩm, tốt hơn là không nên giữ chúng mọi lúc trên bàn và nhận được khi cần - vì vậy sẽ có nhiều không gian hơn và ít bụi hơn. Đối với những thứ nhỏ, bạn có thể, ví dụ, sử dụng đế lót ly trứng. Trong một hộp hoặc hộp đựng riêng biệt, đáng để đặt những gì bạn không thường xuyên sử dụng: ví dụ: đột quỵ, máy tính hoặc băng dính.

Hộp, thư mục và hộp lưu trữ là không tốn kém (chúng có thể được tìm thấy trong cùng IKEA), nhưng chúng sẽ giúp sử dụng không gian làm việc hiệu quả hơn nhiều - cả trong văn phòng và ở nhà. Chọn những cái bền sẽ tồn tại trong một thời gian dài - và đừng quên suy nghĩ về hệ thống nhãn và xả rác, như trường hợp giấy tờ.

Giữ dây theo thứ tự

Để làm cho máy tính để bàn trông gọn gàng hơn, bạn phải giấu dây và dây nối dài: bạn có thể mua một hộp đựng đặc biệt hoặc bạn có thể cố gắng tự làm nó - từ hộp đựng giày. Nếu không có nhiều không gian và không có chỗ để giấu dây, ít nhất bạn nên nhẹ nhàng buộc chúng lại để chúng không can thiệp và không bị nhầm lẫn.

Sắp xếp tệp trên máy tính

Một điểm quan trọng khác trong việc tổ chức không gian làm việc là sắp xếp các tệp trên máy tính. Nếu bạn chưa thực hiện được điều đó, hãy dành ra một hoặc hai giờ để sắp xếp các tài liệu theo một cách mới: đó là điều đáng sợ để tiếp nhận, nhưng sau đó bạn sẽ cảm ơn chính mình. Giống như trong trường hợp giấy tờ thông thường, hệ thống hóa và nhãn thuận tiện cho bạn sẽ giúp ích rất nhiều. Nếu bạn thường phải làm việc với các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, sẽ hữu ích khi xem xét một hệ thống đặt tên sẽ dễ hiểu đối với tất cả nhân viên làm việc trong nhiệm vụ. Ngoài ra, tên của từng phiên bản mới, bạn có thể thêm ngày và, nếu cần, thời gian - sẽ rất dễ hiểu khi những thay đổi cuối cùng được thực hiện và so sánh các phiên bản.

Các thư mục mà bạn không cần ngay bây giờ, nhưng sẽ hữu ích trong tương lai, bạn có thể lưu trữ - vì vậy sẽ dễ dàng điều hướng hơn. Một bản sao của các tài liệu có giá trị nhất sẽ được lưu trữ trong dịch vụ đám mây - chỉ trong trường hợp.

Sắp xếp thêm không gian lưu trữ.

Lời khuyên này cần thiết chủ yếu cho những người làm việc ở nhà, và không chỉ với tài liệu, mà còn với các tài liệu đồ sộ hơn: nếu bạn để giấy tờ trên bàn vào cuối tuần trong văn phòng, nó không đáng sợ, thì ở nhà bạn muốn không gian sạch sẽ nhất có thể. Không phải ai cũng có một văn phòng riêng hoặc một khu vực làm việc lớn, nhưng trong trường hợp này có một lối thoát. Bạn có thể thêm kệ treo phía trên bàn hoặc sắp xếp lưu trữ bổ sung bên dưới.

Chia nơi làm việc thành các khu

Đây là một kỹ thuật hữu ích giúp bạn đối phó hiệu quả hơn với các nhiệm vụ đa dạng: thay thế làm việc tại máy tính và một khu vực riêng cho các nhiệm vụ có thể được giải quyết mà không cần đến nó - ví dụ như với tài liệu in hoặc động não với một cuốn sổ tay trong tay. Ngay cả khi bạn có một chiếc bàn nhỏ, bạn vẫn có thể phân vùng không gian: chẳng hạn, đủ để di chuyển sang phía bên kia hoặc ngồi trên ghế sofa chung.

Nếu bạn làm việc ở nhà, việc phân bổ một không gian riêng cho công việc là rất quan trọng (ngay cả khi đó là một phần của bàn bếp hoặc bàn gấp nhỏ). Điều này chủ yếu là cần thiết để tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân (làm việc tại nhà có thể khó chuyển từ chế độ này sang chế độ khác), nhưng nó có thể hữu ích từ quan điểm thực tế hơn. Ví dụ, thật hữu ích khi có một máy tính làm việc riêng mà trẻ em sẽ không tiếp cận và sẽ không phá vỡ vào thời điểm không phù hợp nhất.

Giữ mọi thứ trong tầm tay

Chúng tôi nghĩ rằng dù sao bạn cũng đang áp dụng nguyên tắc này, nhưng sẽ rất hữu ích khi nói lại. Khi thiết lập một văn phòng tại nhà, tổ chức không gian và xác định nơi một hoặc một thứ khác sẽ nằm, bắt đầu chủ yếu từ cách cấu trúc quy trình công việc. Những thứ cần thiết nhất phải luôn có sẵn, nếu không thì được hướng dẫn bằng cách bạn sử dụng đồ vật - ví dụ: giữ giấy gần máy in và nhãn dán - gần khu vực bạn thường làm việc với tài liệu hoặc đọc sách cần thiết cho công việc.

Hãy chăm sóc những thứ khiến bạn cảm thấy tốt hơn.

Suy nghĩ về không gian làm việc, đừng quên sự thoải mái - cũng trong những điều nhỏ nhặt. Điều rất quan trọng là chọn một chiếc ghế thoải mái để không bị đau ở lưng và cổ, chăm sóc đủ ánh sáng (nếu trời tối trong văn phòng, mua đèn bàn) và những thứ khác có thể làm cho văn phòng làm việc tốt hơn - ví dụ, gối dưới cổ tay, giúp ngăn ngừa sự xuất hiện của hội chứng đường hầm, hoặc chỗ để chân, làm giảm tải trên lưng và cổ.

Đừng ăn ở bàn của bạn

Mặc dù lời khuyên này không liên quan đến tổ chức không gian, nhưng với tổ chức của quá trình làm việc, và có vẻ hiển nhiên, chúng vẫn thường bị bỏ quên - nhưng vô ích. Khi ăn tại bàn của bạn, bạn có thể ăn vô tình hơn (khi chúng ta bận rộn, chúng ta không chú ý đến việc chúng ta ăn bao nhiêu, ngay cả khi chúng ta không đói, và chúng ta thường không chọn những món ăn nhẹ hữu ích nhất). Ngoài ra, giờ nghỉ trưa (dù nhỏ) sẽ giúp đánh lạc hướng doanh nghiệp và trở lại với họ với lực lượng mới.

Nếu không thể tránh ăn vặt tại bàn làm việc, hãy chọn thực phẩm không bị vỡ, đổ hoặc vấy bẩn (lắc vụn từ bàn phím hoặc đổ súp vào máy tính xách tay là một viễn cảnh đáng buồn), hãy cố gắng cẩn thận và không làm phiền người khác (mùi thức ăn có thể mạnh gây khó chịu cho đồng nghiệp), dọn dẹp sau khi bạn và chắc chắn lau bàn sau bữa tối.

Ảnh: CB2, Blu Dot, IKEA, Cửa hàng thiết kế MoMA